Công việc hợp đồng đã phát triển để chạm đến các khía cạnh về quyền riêng tư, bảo mật, ghi nhận doanh thu, lưu trú dữ liệu, rủi ro nhà cung cấp, gia hạn và vô số phê duyệt nội bộ. Đồng thời, các đội ngũ được kỳ vọng sẽ hoàn tất các thỏa thuận nhanh hơn và đảm bảo mọi nghĩa vụ đã ký kết đều có thể theo dõi được sau khi ký.

Trí tuệ nhân tạo đang trở thành một lớp ứng dụng thực tế trong quy trình này. Nó có khả năng đọc ngôn ngữ ở quy mô lớn, đưa các điều khoản chính vào các trường dữ liệu có cấu trúc, làm nổi bật các điều khoản bất thường và hỗ trợ việc bàn giao nhanh chóng hơn giữa bộ phận pháp lý và doanh nghiệp. Năm công cụ dưới đây nổi bật trong việc hoàn thành các quy trình này một cách hiệu quả.

Điều gì làm nên một nhà cung cấp giải pháp quản lý hợp đồng tốt

Lựa chọn dịch vụ quản lý hợp đồng một phần là quyết định về phần mềm và một phần là cam kết vận hành dài hạn. Các quy trình hợp đồng thay đổi khi doanh nghiệp phát triển, vì vậy nhà cung cấp phù hợp cần hỗ trợ các bước lặp lại, tích hợp và khả năng thích nghi của các đội ngũ. Các công cụ hiệu quả sẽ có những khả năng tối thiểu nhất định.

• Khả năng mở rộng và linh hoạt: Một nền tảng tốt có thể thích ứng với quy trình làm việc riêng biệt của người dùng và mở rộng quy mô cùng doanh nghiệp khi khối lượng và độ phức tạp của hợp đồng tăng lên.

• Tập trung vào sự tiếp nhận của người dùng: Giao diện phải trực quan cho mọi loại người dùng, bao gồm các bộ phận pháp lý, bán hàng và thu mua, nhằm đảm bảo việc áp dụng trên toàn công ty.

• Bảo mật và hỗ trợ: Hãy tìm kiếm các nhà cung cấp có chứng chỉ bảo mật đã được kiểm chứng và có uy tín trong việc đào tạo cũng như hỗ trợ khách hàng xuất sắc.

• Hệ sinh thái tích hợp: Công cụ phải kết nối liền mạch với hệ thống phần mềm hiện có của công ty để đảm bảo luồng dữ liệu thông suốt và là nguồn thông tin xác thực duy nhất.

Các công cụ AI tốt nhất để quản lý hợp đồng

Năm công cụ nổi bật dựa trên bốn tiêu chí: khả năng AI trong quy trình làm việc hàng ngày, tính dễ triển khai cho người dùng pháp lý và kinh doanh, khả năng sẵn sàng tích hợp và mức độ hỗ trợ các công việc sau ký kết như báo cáo, gia hạn và theo dõi nghĩa vụ.

1. Agiloft

Agiloft đã khẳng định được danh tiếng trong việc quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) nhờ khả năng cấu hình và cách tiếp cận coi dữ liệu là một tài sản. Điều này quan trọng trong môi trường thực tế, nơi các bộ phận bán hàng, thu mua, tài chính và pháp lý đều cần những góc nhìn khác nhau về cùng một thỏa thuận, và nơi các phê duyệt cũng như vị thế của điều khoản thay đổi theo thời gian.

Về mặt AI, AI Core của Agiloft trích xuất và phân tích dữ liệu hợp đồng trong suốt vòng đời, giúp các đội ngũ chuyển đổi tài liệu thành các trường có thể tìm kiếm và các trình kích hoạt tự động. Nó cũng sử dụng ConvoAI của riêng mình, một trải nghiệm đàm thoại để đặt câu hỏi về kho lưu trữ hợp đồng bằng ngôn ngữ tự nhiên.

Mô hình không mã (no-code) của nó cũng rất đáng khen ngợi. Các đội ngũ hợp đồng thường xuyên cần điều chỉnh các biểu mẫu đầu vào, lộ trình phê duyệt, các bước gia hạn và các trường báo cáo. Cấu hình không mã giúp giảm sự phụ thuộc vào các yêu cầu hỗ trợ CNTT cho các cập nhật quy trình hàng ngày. Nó cũng nhấn mạnh vào các tích hợp kết nối nền tảng CLM với các hệ thống được sử dụng bởi các doanh nghiệp khác, như đã nêu trong các dịch vụ như Integration Hub của mình.

2. Ironclad

Ironclad là lựa chọn phù hợp cho các đội ngũ muốn quy trình ký kết hợp đồng trở nên dễ tiếp cận hơn với doanh nghiệp. Bộ phận pháp lý có thể nắm giữ các quy tắc, nhưng bộ phận bán hàng và thu mua thường nắm giữ sự cấp bách. Công ty đã đầu tư mạnh mẽ vào việc duy trì việc thương lượng, phê duyệt và quản lý phiên bản trong một không gian làm việc duy nhất, để quy trình không bị chia cắt thành các chuỗi email và tệp đính kèm rải rác.

AI Assist của Ironclad được thiết kế để đẩy nhanh quá trình xem xét bằng cách gắn cờ các điều khoản rủi ro hoặc không đạt chuẩn, giúp bộ phận pháp lý tập trung vào những phần thực sự cần sự đánh giá chuyên môn. Nó cũng hướng tới các quy trình lặp lại, như các mẫu hợp đồng, quy trình làm việc và các bước có cấu trúc từ soạn thảo đến ký kết. Khi được sử dụng nhất quán, việc xem xét bằng AI trở nên hiệu quả hơn vì hệ thống nhận thấy các mô hình tương tự trong nhiều thỏa thuận.

3. Icertis

Icertis được xây dựng cho sự phức tạp của doanh nghiệp lớn. Người dùng toàn cầu thường cần quy trình ký kết hợp đồng hỗ trợ nhiều khu vực và ngôn ngữ, các hướng dẫn phê duyệt theo lớp và các tích hợp kết nối các cam kết hợp đồng với các đội ngũ khác.

Khái niệm cốt lõi của nó là trí tuệ hợp đồng thông qua nền tảng Icertis Contract Intelligence, nhằm mục đích kết nối các điều khoản với các quy trình kinh doanh. Bằng cách này, các nghĩa vụ và quyền lợi không bị kẹt trong các tệp PDF. Một tính năng đáng chú ý khác là chiều sâu của tích hợp. Các đội ngũ hợp đồng doanh nghiệp thường ít quan tâm đến việc hợp đồng được lưu trữ ở đâu mà quan tâm nhiều hơn đến việc liệu các lần gia hạn, giữ giá, các điều khoản tuân thủ và nghĩa vụ của nhà cung cấp có được phản ánh trong hệ thống hay không.

4. LinkSquares

LinkSquares tỏa sáng trong các công việc sau khi ký kết hợp đồng. Một công ty có thể có quy trình ký kết chặt chẽ nhưng vẫn gặp khó khăn khi ban lãnh đạo yêu cầu xem danh mục tổng thể về việc gia hạn, vị thế bồi thường, giới hạn trách nhiệm hoặc các cam kết bảo mật từ phía nhà cung cấp.

Nó sử dụng AI để đọc các thỏa thuận đã thực thi và trích xuất thông tin chính vào các trường có thể tìm kiếm và báo cáo. Tính năng Smart Values là một ví dụ cụ thể. Nó thu thập các điều khoản phổ biến, ngày tháng và các loại điều khoản, để các đội ngũ pháp lý có thể giám sát chúng trong các tập hợp hợp đồng lớn mà không cần gắn thẻ thủ công. Thay vì mở hàng tá tài liệu để trả lời một yêu cầu duy nhất của các bên liên quan, các đội ngũ có thể tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu và tạo báo cáo hỗ trợ nhu cầu của các bộ phận khác nhau.

5. ContractPodAi

ContractPodAi được định vị là một nền tảng pháp lý rộng lớn hơn với CLM là trung tâm, nhằm mục đích bao quát việc soạn thảo, xem xét, quản lý kho lưu trữ và báo cáo tại một nơi. Nó thường được đánh giá bởi các đội ngũ đang tìm kiếm một hệ thống duy nhất cho các quy trình làm việc pháp lý, cùng với các bước trong vòng đời hợp đồng.

Một yếu tố AI đáng chú ý là Leah, một trợ lý pháp lý AI tạo sinh hỗ trợ tóm tắt và các trợ giúp định hướng xem xét, cùng với các nhiệm vụ khác. Nếu được sử dụng tốt, loại trợ lý này có thể tăng tốc độ phân loại đầu vào và giúp chuẩn bị các bản tóm tắt nhanh cho các chủ sở hữu doanh nghiệp, trong khi bộ phận pháp lý vẫn giữ trách nhiệm cho các quyết định cuối cùng. Công cụ này cũng có khả năng phát hiện điều khoản và phân tích rủi ro, cũng như các bảng điều khiển để giám sát các nghĩa vụ sau khi ký.

So sánh các công cụ AI hàng đầu về quản lý hợp đồng

Dưới đây là cái nhìn lướt qua về các tính năng và thế mạnh chính của từng nhà cung cấp.

Chọn đúng AI CLM để tăng cường khả năng hiển thị và kiểm soát

AI trong hợp đồng sẽ phát huy hiệu quả khi nó làm giảm bớt sự lặp lại, giữ cho các điều khoản đã thực thi có thể tìm kiếm được và giúp việc quản lý các lần gia hạn cũng như nghĩa vụ trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Việc lựa chọn công cụ quản lý hợp đồng hỗ trợ AI tốt nhất phụ thuộc vào khối lượng hợp đồng, quy trình làm việc, yêu cầu tích hợp và thời gian đội ngũ dành để trả lời các câu hỏi sau khi ký kết.